Efektivitas, Efisiensi dan Teknik Industri

July 25, 07

catatan:

Tulisan ini adalah mirror dari blog lama saya di friendster.

Sila jenguk di sini untuk membaca diskusi hangat dan tanggapan tentang Quiszz yg ada di artikel ini oleh Indonesian IE-ers.

Waktu saya membaca judul skripsi mahasiswa TI, kadang kening saya berkerut [bingung atau nggak faham nih ya he he ?]

Contohnya kira-kira adalah:

Aplikasi six sigma di perusahaan *** untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas

Overall Equipment Effectiveness sebagai indikator peningkatan efektifitas dan efisiensi mesin di perusahaan %%%

Pemodelan dan Simulasi Sistem Dinamik di Rantai Pasok untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi

Sounds familiar?

So, adakah masalah dengan judul-judul tersebut?

Nggak juga, everything is oke, so far so good

Tetapi …

Istilah “efektivitas dan efisiensi” atau ada juga yang menerjemahkannya sebagai “sangkil dan mangkus” sepertinya sering kehilangan makna. Seringnya istilah-istilah tersebut hanya menjadi ‘bumbu’ atau ‘jargon’ atau ‘retorika’ tanpa makna. Agar kelihatan canggih, ilmiah, keren, bombastis, dipakailah istilah tersebut. Sekadar retorika.

Berkali-kali saya menemukan sendiri kasus (terutama saat sidang sarjana), mahasiswa menggunakan kedua istilah itu tanpa benar-benar memahaminya.

Padahal …

Sebagai seorang insinyur, kita dituntut untuk selalu berpikir akurat dan bertanggung jawab. Coba kita bayangkan ilustrasi berikut:

Anda sudah lulus dan menjadi pimpinan proyek. Di kontrak proyek anda, dituliskan bahwa tujuan proyek adalah: “membangun sebuah pabrik Ammonia berkapasitas ### MMBtu yang dapat beroperasi dengan efektif dan efisien”

Anda terima dengan senang hati. Toh skripsi saya dulu juga pakai istilah tersebut. Toh saya lulus juga. Jika project objective anda seperti itu dan anda menerimanya dengan senang hati, sudah hampir dipastikan riwayat profesi anda sebagai young project manager sudah selesai, wassalam.

Mengapa?

Karena tujuan proyek anda sangat tidak jelas dan multi-interpretasi. Akan sangat mudah bagi klien anda, atau project sponsor anda untuk melakukan pemuluran cakupan proyek (scope creeping). Istilah “efektif dan efisien” di kontrak anda itulah masalahnya. Istilah tersebut tidak pas untuk digunakan karena sangat kabur dan multi tafsir (jadi inget kan istilah SMART di project management).

Apakah itu berarti kita tidak boleh menggunakan istilah efektif dan efisien?

Tentu boleh, asalkan kita memahami dengan tepat dan menggunakannya dengan bertanggung jawab pula.

Efektivitas: do the right things, melakukan hal-hal yang tepat

Efisiensi: do things right, melakukan hal-hal dengan tepat

Jadi sebelum kita bicara efisiensi, kita harus yakin bahwa kita efektif.

Contoh

Ilustrasi fiktif berikut mudah-mudahan bisa menambah pemahaman kita.

Anda adalah komandan pasukan pengamanan presiden. Pagi buta anda mendapat SMS dari Sekretariat Negara: “harap siapkan pengamanan di Istana, pagi ini jam 11:00 Presiden akan mengadakan pertemuan dengan mahasiswa, 500 orang”. [Wuih, 500 orang… mahasiswa lagi pikir anda].

Mendapat berita tersebut, otomatis anda langsung bangun. Seusai protap, menyiapkan pasukan, briefing, sterilisasi, membangun perimeter di sekeliling Istana Negara Jakarta. Anda cek dan ricek, oke semua. Anda tidak ingin kecolongan. Semuanya telah dilakukan dengan tepat. Anda telah sangat efisien menjalankan tugas.

Pukul 8 pagi, anda dikontak kembali oleh SekNeg. Kali ini melalui telepon. “Saudara Danpaspampres, bagaimana anda ini kok tidak menjalankan tugas. Saya kan sudah minta pengamanan di Istana. Sampai jam segini, mana persiapannya?”

Secret Service

Anda jadi heran. Balas anda “lha bagaimana tho pak SekNeg, saya SUDAH menjalankan tugas. Pasukan sudah stand-by dari jam enam pagi. Protap protokoler sudah digelar”

Kedua pihak bingung, sampai kemudian istri pak Sekneg menyela “Pak, habis mendampingi Presiden wawancara dengan mahasiswa, nanti langsung antar saya ke MALIOBORO naik becak aja ya??”

Got the point??

Komandan tadi telah sangat efisien. Beliau telah menjalankan hal dengan sangat baik. Sayangnya ‘hal’ yang dia lakukan tidak tepat sasaran. Bukan sesuatu yang seharusnya dia lakukan. Beliau tidak efektif.

He has done things right, but unfortunately they are not the right things.

Karenanya, saya sangat cocok dengan jargon berikut ini:

“It is so useless to do something extremely well but not necessary”

Pastikan bahwa anda work smart dengan melakukan the right things, dan mudah-mudahan anda tidak perlu work too hard.

Efektif, Efisien, dan Teknik Industri

So, bagaimana hubungannya dengan IE-ers?

Terkait dengan pekerjaannya, akhirnya IE-ers dituntut berpikir kritis sebelum melakukan sesuatu.

Saat bos anda menyuruh anda mengerjakan sesuatu. Anda harus berpikir sejenak untuk melihat, “benarkah ini solusi terbaik dari masalah itu?” – efektivitas. Baru setelah anda yakin bahwa ini solusinya, lakukan sebaik-baiknya – efisien.

Saat anda mendapat keluhan dari pelanggan, anda harus yakin terlebih dahulu bahwa apa yang dikeluhkan benar-benar merupakan akar masalah pelanggan tersebut? Perlu diingat bahwa kadang pelanggan memang punya masalah tetapi tidak bisa mengartikulasikan masalah tersebut dengan baik.

Anda harus yakin bahwa anda efektif sebelum akhirnya efisien.

Kuis

Akhirnya tulisan ini ditutup dengan kuis kecil. Saya ambil dan modifikasi kasus ini dari sebuah buku yang pernah saya baca.

Silahkan berpartisipasi dengan mengisi komentar di bawah. Semua data yang tidak ada tapi diperlukan (contoh: jumlah pengguna, waktu tunggu, waktu antar kedatangan, kapasitas lift, kecepatan lift, jumlah lift, demografi, temperatur lift, dsb) silahkan diasumsikan sendiri. Anda bisa menggunakan pendekatan IE yang manapun. Cukup sampaikan garis besar pemecahan masalahnya, tidak perlu detail.

Anda bekerja di sebuah perusahaan MNC besar, memiliki gedung sendiri yang berlantai 21. Lantai 1-13 disewakan, sementara lantai 14 ke atas digunakan sendiri. Gedung tersebut masih baru, lantai 1 adalah lantai lobi di mana petugas keamanan dan resepsionis berada.

Manajemen telah mendengar keluhan berkali-kali dari pelanggan (penyewa, karyawan, tamu) bahwa lift yang disediakan masih kurang. Pengguna harus menunggu lama untuk memanfaatkan lift, terutama saat jam masuk kantor. Di jam-jam lain termasuk jam pulang kantor, lift cukup nyaman digunakan.

Ada usulan agar jumlah lift ditambah.

Anda sebagai IE, ditugasi oleh atasan anda untuk mengkaji masalah ini dan memberikan usulan solusi. Dengan menggunakan ilmu ke IE-an anda, berikan saran anda !!

(c) b oe d

ilustrasi: dari sini

5 Responses to “Efektivitas, Efisiensi dan Teknik Industri”

  1. uinngg Says:

    mendingan dibikin schedulling untuk masing masing lift….

    misal…ada 4 lift…2 lift digunakan naik ke lantai 1-13.
    sedangkan dua lift lainnya buat lantai 14-21..

    atau mungkin dengan kombinasi lain..misal 2 lift untuk lantai genap, 2 lift lagi untuk lantai ganjil..

    bisa jadi permasalahan dalam kasus tersebut bukan karena jumlah lift yang kurang, tetapi penggunaan yang tidak efisien…

    misal ada 4 orang dalam lift

    orang ke 1 naik ke lantai 3

    orang ke 2 naik ke lantai 10

    orang ke 3 naik ke lantai 15

    orang ke 4 naik ke lantai 21

    tentu nya sangat tidak efektif ketika lift harus naik sampai lantai 21 dengan 1 orang didalamnya..

    selain itu akan memakan waktu yang lama untuk turun kembali ke laintai 1….sehingga terjadi penumpukan di bawah..

    any comment??

  2. igun Says:

    Pak, saya tergelitik untuk menjawab. Walaupun di blog yang friendster sudah ada jawabannya.

    Menurut saya, solusi yang bersandar pada manusia sungguh tidak reliable. Misalkan cermin diganti TV, atau dikasih lobby membaca untuk menunggu lift, apabila orang yang menunggu antrian lift adalah bos atau manager yang saat itu terburu-buru karena ada meeting pas jam masuk kantor. Maka solusi di atas akan sangat tidak berguna.

    Paling bagus adalah solusi yang berlandaskan sistem. Misal jam masuk kantor tiap perusahaan harus berbeda (kayaknya udah ada yang jawab). Solusi ini lebih efektif karena unsur manusia (yang biasanya dinamis problemnya) sudah dieliminasi.

    Paling baik sih adalah nambah lift. *jika tidak ada constrain biaya dan struktur gedung.😀

  3. Kang Dayat Says:

    3 lift gunakan untuk ke lantai 1-13 (karena mennyangkut penyewa & pelanggan lainnya) sementara lift 1 lagi gunakan untuk ke lantai 14-21 (pada saat jam sibuk.Setelah jam kantor bebas saja

  4. ibis Says:

    Saya setuju dengan pendapat mas igun dengan perubahan pola sistem jam kerja, namun tetap bisa jadi kendala jika memang jam kerja ternyata tidak bisa dirubah. “ngk mungkin kan perusahaan mulai jam kerjanya jam 9 pagi?, pastinya maksimal jam 8 pagi”
    Saya rasa mungkin pembagian lift untuk lantai genap dan ganjil lebih efektif, karena dapat digunakan oleh masing-masing perusahaan tanpa harus ada pembedaan lift untuk tiap perusahaan.


  5. sblmnya perkenalkan saya Jason, mahasiswa TI’05 dari UPH.🙂 ada contoh yg pernah saya lihat di gedung BRI 2 jakarta, pada saat- saat jam sibuk, akan ada 1 org yang standby di tiap lift untuk mengoperasikan elevator. asumsi untuk gedung tadi, ada 4 lift. pada saat2 jam sibuk, lift nomor 1 berfungsi hanya untuk lantai 1 ke 2-5. lift nomor 2 untuk lantai 1 ke 6-9. lift nomor 3 untuk lantai 1 ke 10-13. lift 4 hanya dari lantai 1 ke 14. hehehe..
    Jadi secara efektivitas, ini berhasil. efisien? maybe…
    bole ga sih memberikan jawaban, tapi dari pengalaman pengamatan?
    -salam-


Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: